Regler för klagomål EQfit Academy BV

1. Definitioner

Klagomål

Alla rimligt identifierbara muntliga eller skriftliga uttryck för missnöje med den service som tillhandahålls av en anställd vid EQfit Academy, som anmälaren själv eller på dennes vägnar har gjort sig skyldig till.

Klagande

En person eller företrädare för en tjänst som lämnar in ett klagomål.

Anklagad

Anställd som klagomålet gäller

Klagomålsförfarandet

Det förfarande för klagomålshantering som används vid EQfit Academy.

Klagomålsordning

Detta dokument är en skriftlig redogörelse för det klagomålsförfarande som används vid kontoret.

Klagomålsansvarig

Den person inom EQfit Academy till vilken ledningen har delegerat hanteringen av klagomålet.

Blankett för registrering av klagomål

Ett formulär som ska användas internt för att genomföra det förfarande som fastställs i systemet för klagomål.

CBF

Central Bureau of Fundraising som kan ta upp invändningar eller klagomål om den klagande anser att rättvisa inte har skipats på ett adekvat sätt.

CBF:s regler för klagomål, invändningar och överklaganden

Det förfarande som används av CBF och som finns på https://www.cbf.nl//Uploaded_files/Zelf/klachtenreglement-def.adedb0.pdf.

2. Målsättningar
   Syftet med systemet för klagomål är följande:

1. Upprätta ett förfarande för att på ett konstruktivt sätt behandla en klagandes klagomål inom rimlig tid;

1. Inrättande av ett förfarande för att fastställa orsakerna till klagomål;

1. Behålla och förbättra befintliga relationer genom korrekt hantering av klagomål.

1. Utbilda de anställda i hur de ska bemöta klagomål på ett noggrant sätt;

1. Förbättra tjänstekvaliteten med hjälp av klagomålshantering.

3. Informera den klagande Ledningen

1. Påminna den klagande om att EQfit Academy har ett förfarande för klagomål;

1. Informera den klagande om att det finns en möjlighet att lämna in frågor som inte kan lösas.

till CBF;

4. Det interna klagomålsförfarandet

1. Om en klagande på något sätt vänder sig till EQfit Academy med ett klagomål ska ledningen och den berörda medarbetaren underrättas;

1. Den berörda tjänstemannen försöker nå en lösning tillsammans med den klagande, oavsett om det sker efter samråd med en klagomålsansvarig eller inte;

1. Om ingen lösning hittas kommer ledningen att utse en klagomålsansvarig.

1. Klagomålsansvarig ska se till att klagomålet behandlas på ett korrekt sätt i enlighet med detta förfarande för klagomål;

1. Konfidentialitet bör garanteras under alla omständigheter;

1. Klagomålshandläggaren ger råd till ledningen som sedan fattar beslut om klagomålet.

1. Ledningen meddelar den klagande beslutet om klagomålet;

1. Om klagomålet inte behandlas på ett tillfredsställande sätt i kontakten med den klagande, hänskjuts ärendet till CBF.

5. Registrering och klassificering av klagomålet

1. Alla klagomål registreras i enlighet med ett formulär för registrering av klagomål;

1. Klagomålshandläggaren registrerar och klassificerar klagomålet;

1. Klagomålet är sekretessbelagt;

o – enligt inlämningsmetod: A. muntlig B. skriftlig

o – efter typ av klagomål enligt följande kategoriern
I. Klagomål på metoder/beteende från en anställd

1. Klagomål på rättsliga och materiella aspekter av tillhandahållandet av tjänster III. Klagomål om ekonomill Aspekter av tillhandahållande av tjänster.
2. Klagomål på praxis i allmänhet
   V. Klagomål om principiellale Frågor om teologi, normer och värderingar.

1. Ett klagomål kan delas in i flera klasser;

1. Om klagomålet har lösts på ett tillfredsställande sätt undertecknar den berörda arbetstagaren och klagomålshandläggaren blanketten för registrering av klagomålet.

6. Ansvarsområden

1. Klagomålsansvarig inom EQfit Academy är Danielle Sabbé.

1. Klagomålsansvarig och i slutändan ledningen är ansvariga för att hantera och lösa klagomålet;

1. En bekräftelse på att klagomålet har mottagits kommer att skickas till den klagande inom två veckor.

1. Klagomålsansvarig ansvarar för att fylla i registreringsformuläret för klagomål i sin helhet;

1. Den berörda tjänstemannen ska hålla den klagomålsansvarige informerad om den fortsatta behandlingen av klagomålet;

1. EQfit Academy ska skriftligen lösa klagomålet inom fyra veckor;

1. Om klagomålet inte kan avgöras inom fyra veckor skall den klagande informeras genom ett meddelande.

1. Klagomålshandläggaren kommer att ge ett svar till den klagande;

1. Klagomålsansvarig för klagomålsakten.

7. Analys av klagomål

1. Blanketter för klagomålsregistrering samlas in från klagomålshandläggaren efter att klagomålet har avgjorts;

1. Klagomålsansvarig rapporterar regelbundet till ledningen om hanteringen av klagomålen;

1. Klagomålsansvarig behandlar uppgifterna och gör en årlig analys;

1. Klagomålshandläggaren ger också rekommendationer för att förebygga nya klagomål och för att förbättra förfarandena.

8. Diskutera internt

1. En gång om året diskuterar ledningen för EQfit Academy klagomålsuppgifterna utifrån en analys;

1. Förbättringsåtgärder förbereds och planeras;

1. Klagomålsansvarig ansvarar för att förbereda mötet och göra en analys.

9. Förebyggande åtgärder

1. På grundval av den årliga analysen av klagomålsansvarig beslutar kontoret om förebyggande åtgärder som ska vidtas för att förbättra kvaliteten på tjänsterna;

1. De åtgärder som ska vidtas presenteras tillsammans med analysen vid kontorets möte.