Beschwerdeverfahren EQfit Academy BV

1. Definition

Reklamation

Jede begründete, mündliche oder schriftliche Äußerung der Unzufriedenheit über die von einem Mitarbeiter der EQfit Academy erbrachten Leistungen, die vom Beschwerdeführer oder in seinem Namen mitgeteilt wird.

Beschwerdeführer

Eine Person oder ein Vertreter des Dienstes, der eine Beschwerde einreicht.

Angeklagte

Mitarbeiter, auf den sich die Beschwerde bezieht

Beschwerdeverfahren

Das an der EQfit Academy angewandte Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden.

Beschwerdeverfahren

Dieses Dokument ist die schriftliche Darstellung des im Büro angewandten Beschwerdeverfahrens.

Beauftragter für Reklamationen

Die Person innerhalb der EQfit Academy, die von der Schulleitung mit der Bearbeitung der Beschwerde beauftragt wurde.

Anmeldeformular für Beschwerden

Ein internes Formular, das für die Durchführung des in der Beschwerdeverordnung vorgesehenen Verfahrens verwendet wird.

CBF

die Zentralstelle für Fundraising, die sich mit einem Einspruch oder einer Beschwerde befassen kann, wenn der Beschwerdeführer der Meinung ist, dass er unzureichend bedient wurde

KBF-Beschwerde-, Einspruchs- und Beschwerdereglement

Das von der CBF angewandte Verfahren kann unter https://www.cbf.nl//Uploaded_files/Zelf/klachtenreglement-def.adedb0.pdf eingesehen werden.

2. Zielsetzungen
   Die Ziele des Beschwerdemechanismus sind:

1. Einrichtung eines Verfahrens zur konstruktiven Bearbeitung von Beschwerden eines Beschwerdeführers innerhalb einer angemessenen Zeitspanne;

1. Festlegung eines Verfahrens zur Ermittlung der Ursachen von Beschwerden;

1. Aufrechterhaltung und Verbesserung bestehender Beziehungen durch ordnungsgemäße Bearbeitung von Beschwerden.

1. Schulung des Personals zur sorgfältigen Bearbeitung von Beschwerden;

1. Verbesserung der Qualität der Dienstleistungen durch die Bearbeitung von Beschwerden.

3. Unterrichtung des Beschwerdeführers Der Exekutivausschuss

1. Bitte informieren Sie den Beschwerdeführer darüber, dass die EQfit Academy über ein Beschwerdeverfahren verfügt;

1. Informiert den Beschwerdeführer, dass die Möglichkeit besteht, unlösbare Probleme zu präsentieren

an die CBF;

4. Das interne Beschwerdeverfahren

1. Wendet sich ein Beschwerdeführer in irgendeiner Form mit einer Beschwerde an die EQfit-Akademie, müssen die Geschäftsleitung und der betreffende Mitarbeiter informiert werden;

1. Der betreffende Bedienstete versucht, gemeinsam mit dem Beschwerdeführer eine Lösung zu finden, unabhängig davon, ob er einen Beschwerdebeauftragten konsultiert hat oder nicht;

1. Wenn keine Lösung gefunden wird, ernennt die Geschäftsleitung einen Beschwerdebeauftragten.

1. Der Beschwerdebeauftragte sorgt für eine ordnungsgemäße Bearbeitung der Beschwerde unter Einhaltung des vorliegenden Beschwerdeverfahrens;

1. Die Vertraulichkeit muss unter allen Umständen gewährleistet sein;

1. Der Beschwerdebeauftragte berät die Geschäftsleitung, die daraufhin eine Entscheidung über die Beschwerde trifft.

1. Die Entscheidung über die Beschwerde wird dem Beschwerdeführer von der Geschäftsleitung mitgeteilt;

1. Wenn im Kontakt mit dem Beschwerdeführer die Beschwerde nicht zufriedenstellend gelöst werden kann, wird die Angelegenheit an die KBF weitergeleitet.

5. Registrierung und Klassifizierung der Beschwerde

1. Alle Beschwerden werden anhand eines Beschwerdeformulars registriert;

1. Der Beschwerdebeauftragte nimmt die Beschwerde auf und klassifiziert sie;

1. Die Beschwerde ist geheim;

o – nach Art der Präsentation A. mündlich B. schriftlich

o – nach der Art der Beschwerde in die folgenden Kategorien eingeteiltn
I. Beschwerden über die Arbeitsweise/Verhalten eines Mitarbeiters

1. Beschwerden über rechtliche Aspekte der Dienstleistungserbringung III. Beschwerden über FinanzenlServiceleistungen
2. Beschwerden über die Praxis im Allgemeinen
   V. Beschwerden über prinzipiellele Fragen zu Theologie, Normen und Werten

1. Eine Beschwerde kann in mehrere Klassen eingeteilt werden;

1. Wurde die Beschwerde zufriedenstellend bearbeitet, unterzeichnen der betreffende Bedienstete und der Beschwerdebeauftragte das Formular zur Registrierung der Beschwerde.

6. Zuständigkeiten

1. Die Beschwerdebeauftragte der EQfit Academy ist Danielle Sabbé.

1. Der Beschwerdebeauftragte und letztlich die Geschäftsleitung sind für die Bearbeitung der Beschwerde verantwortlich;

1. Der Beschwerdeführer erhält innerhalb von zwei Wochen eine Empfangsbestätigung für seine Beschwerde.

1. Der Beschwerdebeauftragte ist dafür verantwortlich, dass das Formular für die Registrierung von Beschwerden vollständig ausgefüllt wird;

1. Der betreffende Bedienstete hält den Beschwerdebeauftragten über die weitere Bearbeitung der Beschwerde auf dem Laufenden;

1. Die Beschwerde muss von der EQfit Academy innerhalb von vier Wochen schriftlich erledigt werden;

1. Wurde die Beschwerde nicht innerhalb von vier Wochen beigelegt, wird der Beschwerdeführer durch eine Mitteilung darüber informiert.

1. Der Beschwerdebeauftragte übermittelt dem Beschwerdeführer eine Antwort;

1. Der Beschwerdebeauftragte hält die Beschwerdeakte auf dem neuesten Stand.

7. Analyse der Beschwerden

1. Die Formulare zur Registrierung von Beschwerden werden nach der Bearbeitung der Beschwerde beim Beschwerdebeauftragten abgeholt;

1. Der Beschwerdebeauftragte erstattet dem Verwaltungsrat in regelmäßigen Abständen Bericht über die Bearbeitung von Beschwerden;

1. Der Beschwerdebeauftragte verarbeitet die Daten und erstellt eine jährliche Analyse;

1. Der Beschwerdebeauftragte spricht auch Empfehlungen aus, um neue Beschwerden zu vermeiden und die Verfahren zu verbessern.

8. Intern besprechen

1. Einmal im Jahr werden die Beschwerdedaten von der Geschäftsführung der EQfit-Akademie auf der Grundlage einer Analyse besprochen;

1. Verbesserungsmaßnahmen werden vorbereitet und geplant;

1. Der Beschwerdebeauftragte ist für die Vorbereitung dieses Treffens und die Analyse verantwortlich.

9. Vorbeugende Maßnahmen

1. Auf der Grundlage der jährlichen Analyse des Beschwerdebeauftragten entscheidet das Amt über die zu ergreifenden Präventivmaßnahmen zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität;

1. Die zu ergreifenden Maßnahmen werden zusammen mit der Analyse in der Dienstbesprechung vorgestellt.